Anleitung Angebotserfassung für neue Kursanbieter

Angebote können direkt durch die Veranstalter erfasst und zur Prüfung eingereicht werden. Ein aussagekräftiger Titel, eine kurze Einleitung, ein beschreibender Text und ein Bild sind die Basiselemente jedes Angebots. Zusätzlich können eine bis mehrere Kategorien zugewiesen und der Durchführungsort auf der Karte angegeben werden. Ein Angebot muss nur einmal erfasst werden und kann auch in den Folgejahren wieder verwendet werden. Wir verstehen, wenn sich jemand EDV-technisch zu wenig auskennt oder schlicht die Zeit fehlt, um das Angebot selbst zu erfassen. In diesem Fall melden Sie sich bitte bei uns und wir helfen Ihnen gerne weiter!

Video Schritt für Schritt zur Angebotserfassung hier klicken.

Beschrieb:

Angebot und Durchführung

Tipp: Es muss ein Zeitraum aktiv geschaltet sein, damit Angebote erfasst werden können.

Angebotserfassung in 3 Schritten

1. Angebot erfassen

  • Unter Angebote in der Arbeitsnavigation ein neues Angebot erfassen
  • Titel – Ansprechender, spannender Titel für das Angebot
  • Einleitung – Zusammenfassung des Angebots in einem Satz
  • Text – zuerst ein passendes Bild einfügen, danach eine spannende, kindgerecht formulierte Beschreibung für das Angebot verfassen
  • Passende Kategorien wählen
  • Veranstalter auswählen
  • Ort – komplette Adresse des Veranstaltungsortes mit Postleitzahl eingeben
  • Karte – via Lupensymbol Adresse suchen (Entertaste) und dann auf den farbigen Marker klicken
  • Angaben speichern durch Klick auf «Absenden»

2. Durchführung erfassen

  • Zeitraum auswählen
  • Start / Ende – Daten und Uhrzeit der Durchführung eingeben
  • Mit Klick auf + können weitere Termine erfasst werden, die zur selben Durchführung gehören (z.B. bei mehrtägigen Angeboten)
  • Treffpunkt – Die Angaben zum Treffpunkt werden auf der Teilnehmerliste ausgegeben
  • Bemerkung – Angaben wie «Znüni mitnehmen, Wetterfeste Kleidung, etc.»
  • Kosten – Kosten des Angebotes
  • Teilnehmer – Minimale und maximale Teilnehmerzahl
  • Mindest- und Höchstalter

  • In der grau hinterlegten Arbeitsnavigation eine neue Durchführung erstellen
  • Der Administrator kann zu jeder Durchführung den Bedarf an Ressourcen erfassen (Begleitpersonen, Material, Räume, Transporte etc.)

Tipp: Für die Erfassung weiterer Durchführungen kann die bereits erfasste Durchführung einfach dupliziert und angepasst werden.

Zu jedem Angebot muss mindestens eine Durchführung erfasst werden, bevor es zur Prüfung und Publikation eingereicht werden kann.

3. Publikation beantragen

  • Das Angebot hat nun den Status «Vorschau» Bearbeiten Sie es solange bis Sie zufrieden sind. Im Anschluss wählen Sie «Publikation Beantragen». Ein Administrator wird daraufhin das Angebot prüfen und veröffentlichen.
  • Nach der Veröffentlichung werden Veranstalter durch ein E-Mail benachrichtigt.

  • Nach der Beantragung der Publikation, haben Sie noch die Möglichkeit, dem Administrator in einer Mitteilung besondere Anliegen mitzuteilen.

Workflow Angebotserfassung

  • Der Veranstalter erfasst ein Angebot mit mindestens einer Durchführung und beantragt die Publikation. Er sieht eine Bestätigung das die Anfrage eingereicht wurde und erhält eine E-Mail dass ein Ticket eröffnet wurde.
  • Der Administrator nimmt das Ticket an, geht zum Angebot, kontrolliert es und macht ggf. Anpassungen. Danach kehrt er zum Ticket zurück, veröffentlicht das Angebot und schliesst das Ticket.
  • Der Veranstalter erhält eine E-Mail, dass das Angebot veröffentlicht wurde und kann es ab dann nicht mehr bearbeiten. Er wird informiert, dass das Ticket geschlossen wurde.

Tipp: Angebote sind sichtbar, sobald sie veröffentlicht wurden (können aber erst bei Beginn der Wunschphase gewünscht werden)

Alternativ können die Tickets auch erst am Schluss des Ferienpass geschlossen werden, wenn die Abrechnungen mit dem Veranstalter gemacht wurden.